Quando menos espera, nosso telefone toca ou recebemos um e-mail de um colaborador da Microsoft, informando que você foi selecionado para participar do processo de auditoria e conformidade de licenciamento.

Nessa hora o que fazer?
Vamos aqui citar algumas dicas e acontecimentos que ocorreram em vários dos processos dos quais participamos.

Antes de tudo é bom saber que no Brasil o artigo 9 da Lei 9.609/1998 estabelece que violar direitos autorais de programas de computador é crime (pirataria / uso irregular de softwares), e é punível com pena de detenção de 6 meses a 2 anos, multa, além de ser passível de ação indenizatória. Portanto, não é recomendado ignorar o fato.

Bom, vamos as dicas, informações e recomendações…

1 – Primeiro contato da Microsoft – Preenchendo a Planilha.
Este é definitivamente uma das etapas mais importantes.
A Microsoft geralmente ao iniciar o processo de auditoria solicita que seja preenchida uma planilha, e nela e requisitada informações da EMPRESA e filiais, bem como de todas as aplicações em uso, incluindo estações de trabalho, ambiente de servidores, colaboração, etc. Nesse momento é importante que se faça um pre-levantamento do que realmente a EMPRESA comprou em softwares Microsoft e o que esta sendo colocado na planilha.
Isso porque, o que quer que seja inserido nesta planilha será cobrado, mesmo que sejam aplicações pouco usadas, ou nunca usadas, e até mesmo se houver alegação de que não se usa mais. Para Microsoft isso não terá muito valor, o que constar na planilha, terá que ter comprovante de aquisição (Notas Fiscais, Números de Contratos, etc). Portanto, muita atenção nesta etapa.

2 – O que acontece se essa a requisição da Microsoft for ignorada (Não respondida).
Primeiramente é importante saber que neste contato inicial realizado pela Microsoft, podemos dizer que é pedido informal, a Microsoft contará com sua colaboração e boa vontade em passar todos os dados solicitados. Eles vão delimitar uma data e aguardar sua resposta. Se não houver retorno após algumas tentativas, o caso é encaminhado para uma empresa terceirizada de âmbito jurídico que continuará realizando os contatos e lhe pedindo informações do ambiente computacional da EMPRESA, porém, nesta fase o processo se torna mais sério, pois a partir de agora, corresse o risco de sua EMPRESA ser intimada judicialmente.
Portanto, se a omissão no repasse de informações continuar ou caso não haja entendimento entre partes, você poderá ter que envolver também seu departamento jurídico, e seguindo por este caminho, o processo de resolução poderá ser mais oneroso. Sendo assim, a recomendação é responder.

3 – Conhecendo as Etapas
Nas descrições anteriores vimos que o contato é feito por telefone ou e-mail, neste contato inicial é solicitado o preenchimento de uma planilha com dados de sua EMPRESA, se você respondeu a esta planilha, agora é aguardar a análise da Microsoft, pois em uma ou duas semanas eles vão lhe posicionar. Nesse segundo momento, caso a Microsoft entenda que as informações repassadas estão corretas, será solicitado a apresentação de notas fiscais e documentos que comprovem a aquisição dos Softwares listados na planilha que você respondeu, e caso você não tenha como comprovar, a Microsoft lhe dará alguns dias para comprar as licenças.
Um outro caminho desse segundo momento (apos envio da planilha) ocorre quando a Microsoft, não aprova o preenchimento da planilha, seja por entender que há omissões ou que exista informações incorretas, e ai você será instruído a implementar em sua rede interna um software de levantamento (inventario) de informações, que vai catalogar dados internos e neste dados a Microsoft poderá checar se o que foi preenchido na planilha é realmente o que esta instalado no ambiente computacional da empresa. Desta forma, o que se previa, poderá ser alterado. A Microsoft poderá requisitar regularização de outras aplicações que não estava em seus planos.
Ainda há um terceiro processo que é quando a Microsoft não esta de acordo com sua planilha e nem com os registros do Software de Inventario, e nesta etapa, poderão ocorrer visitas/auditorias presenciais.
Relato aqui que em centenas de processos dos quais participamos no auxilio as EMPRESAS auditadas, tivemos apenas caso de visita presencial. Esse caso se deu porque a EMPRESA auditada, negava ter filiais, e a Microsoft por sua vez afirmava que os dados tinha que ser de todas as empresas (Matriz e Filiais).
Independente de qual for o caminho, se houver alguma discordância ou as comprovações não forem apresentadas, novamente entra em campo a empresa terceirizada de âmbito jurídico, que continuará por mais algum período realizando as cobranças.

4 – Como a Microsoft chegou até minha EMPRESA?
Existem algumas instituições importantes no Brasil que tratam exclusivamente de pirataria e uso de softwares irregulares. Uma das mais conhecidas é a ABES ( Associação Brasileira das Empresas de Software), que representa aproximadamente 2 mil empresas, e totalizam cerca de 85% do faturamento do segmento de software e serviços no Brasil, distribuídas em 23 Estados brasileiros e no Distrito Federal. Então a denuncia certamente é um potencial meio para que sua EMPRESA seja auditada.
Outras possibilidades podem existir, mas existe uma em especifico que apensar de não termos evidências, certamente ocorre… Algumas pesquisas apontam que (2015 -2017) no Brasil 47% da empresas possuem softwares piratas/não licenciados… Para facilitar vamos arredondar para 50%. Isso significa que a se Microsoft selecionar aleatoriamente 10 empresas para auditar, pelo menos 5 delas terá pendencias. Ou seja, achar essas irregularidades não é muito difícil.

Em resumo, se você é Proprietário ou Gestor de TI da EMPRESA, planeje-se para regularizar seus softwares, não deixa para ultima hora, pois enquanto você não é auditado, essas etapas podem ser gradativas e eventualmente não prejudicar de uma só vez seu capital/centro de custo.